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時間を節約できる!エクセル操作一覧

売上や仕入、在庫、入出金の情報をまずエクセルで管理し、
そして会計システムに入力するのが小規模企業の経理の流れです。

経営の実態を知るために、経理の仕事は必要不可欠です。
しかし、それで売上が直接増えるわけではありません。
経理はお金を生み出す仕事ではありません。

できるだけ経理の時間を短縮し、
限られた人材は、お金を生み出す仕事に振り分けるのが良いと思います。

そこで、
時間を少しでも節約できる、よく使うエクセル操作を一覧にまとめました。
一度に全部覚えなくても、覚えやすい簡単なものを少しずつ、
使いながら覚えていくと良いと思います。

処理内容 操作方法 備考
ボタン1つで処理
(エクセル2007)
エクセルを開いて
画面左上の丸いボタン

下の方の「Excelのオプション」

「ユーザー設定」

ボタン1つで出来たら楽だなあ
という処理項目を
「追加」します

画面の上の方にある
ツールバーに
小さい絵が追加されます
(下図参照)

この絵を1回クリックするだけで
処理できます
オススメの処理と
その処理が含まれている
「コマンドの選択」は
以下のとおり

■行や列の挿入、削除
→コマンド「基本」

■ウインドウ枠の固定
→コマンド「表示」

■罫線の作成
→コマンド「ホーム」

■値貼り付け
→コマンド「ホーム」

■文字の位置調整、文字やセルの色
→コマンド「ホーム」
ボタン1つで処理
(エクセル2010)
エクセルを開いて
画面左上の小さい三角ボタンを押す
(下の丸印参照)

下の方にある
「その他のコマンド」

ボタン1つで出来たら楽だなあ
という処理項目を
「追加」します

画面の上の方のバーに
小さい絵が追加されます
(下図参照)

この絵を1回クリックするだけで
処理できます
オススメの処理は上記参照
エクセル2007追加後
エクセル2010追加ボタン
エクセル2010追加後
処理内容 操作方法 備考
セル内容を変更する エクセルのマス
1つ1つを「セル」といいます
以下3通りの方法があります。

■内容を変更したいセルを選びます

キーボードの上の方にある
「F2」ボタンを押します

変更できる状態になります

■セルをダブルクリックしても
変更できる状態になります

■画面上の方に表示されている
セル内容の文章を
1回クリックしても
変更できる状態になります
エクセル自体の名前や
フォルダの名前の変更も
「F2」で出来ます
セルの中で改行する 上記セル内容を
変更できる状態にして
キーボードの左下の方にある
「Alt(オルト)」
を押しながら、
「Enter(エンター)」
を押します
 
セルの中を改行せずに
文字を自動で
全部表示させたい
右クリックして
「セルの書式設定」

「配置」

「折り返して全体を表示する」
にチェック
 
クリックだけで範囲選択 例えば、
A1からC7の範囲を選択する場合、
まずA1のセルを選択します

次にC7のセルに
マウスの十字を持っていきます

そしてキーボードの
左下の方にある
「Shift(シフト)」
を押しながら
C7セルをクリックします

A1とC7を対角線とする
四角い範囲が選択されます
マウスを引っ張って
広範囲を選択するのは
面倒です
囲み過ぎたり、
それでまた戻ったり…

隅っこと隅っこのセルを
2つ選択するだけで
範囲選択できます
複数のセルを同時に選択 1つのセルを選択します

別のセルをキーボードの
左下の方にある
「Ctrl(コントロール)」
を押しながら、選択します
まとめて色を塗ったりできます

合計ボタン「Σ」を押した後、
複数セルを選択すると、
そのセルが合計されます

行や列も同じように
複数同時に選択できます
内容が入力されている
セルの一番端まで
瞬間移動
キーボードの左下の方にある
「Ctrl」を押しながら、
キーボードの矢印を押します
実際やってみたら
意味が分かると思います
内容が入力されている
セルの一番端まで
瞬間範囲指定
上と同じような操作です

キーボードの左下の方にある
「Ctrl」と「Shift」
の2つを押しながら、
キーボードの矢印を押します
マウスや
画面スクロールを使わないので
ラクです
コピー 以下3つのやり方があります

■右クリックして
「コピー」を選びます

■キーボードの左下の方にある
「Ctrl」を押しながら、
「C」を押します→コピーのC

■セルを選択すると、
選択したセルの右下の角に
黒い小さな四角があります

それにマウスの
白い十字を合わせると、
黒い小さな十字に変わります

クリックしながら動かすと
自動コピーできます
最後の方法は
「オートフィル」といいます

コピーだけでなく、
連続データを
作ることもできます

例えば「1」を
オートフィルすると、
自動的に2、3、4…
というデータを作ってくれます
上のセルをコピー キーボードの
左下の方にある
「Ctrl」を押しながら、
「D」を押します→ダウンのD
マウスを使って
オートフィルコピーするのが
面倒な時に使います
切り取り ■右クリックして
「切り取り」を選びます

■キーボードの左下の方にある
「Ctrl」を押しながら、
「X」を押します
→切り取るハサミのイメージ
 
貼り付け ■右クリックして
「貼り付け」を選びます

■キーボードの左下の方にある
「Ctrl」を押しながら、
「V」を押します
コピーまたは
切り取りした後の操作です
値貼り付け
(エクセル2007)
右クリックして
「形式を選択して貼り付け」

「値」

OKを選びます
コピーした後の操作です

枠線の中に文字がある場合、
枠線はコピーせずに
文字だけをコピーしたい場合や、
計算式の結果だけを
コピーしたい場合に使います
値貼り付け
(エクセル2010)
右クリックして
「貼り付けのオプション」

「123」という
フォルダの絵を選択します
今日の日付を入力 キーボードの左下の方にある
「Ctrl」を押しながら、
「;」を押します
ある日付を入力したい場合、
とりあえずこの方法で
今日の日付を入力して、
日にちだけ修正する
という使い方があります
保存 キーボードの左下の方にある
「Ctrl」を押しながら、
「S」を押します→セーブのS
入力が一段落したら
こまめに保存します
元に戻す キーボードの左下の方にある
「Ctrl」を押しながら、
「Z」を押します
結構前の処理まで
さかのぼってくれます

元に戻したのを
やっぱり戻す

キーボードの左下の方にある
「Ctrl」を押しながら、
「Y」を押します
 
検索 キーボードの左下の方にある
「Ctrl」を押しながら、
「F」を押します
→Find(見つける)のF
取引先一覧の中から
取引先を見つけたり、
金額で検索して
ズレの原因を見つけたりします
置換

例えば、
シート上に「20×1年」という
文字がいくつもあり、
まとめて「20×2年」に
変更したい場合に便利です

検索と同じく、
キーボードの左下の方にある
「Ctrl」を押しながら、
「F」を押します
→Find(見つける)のF

検索する文字に「20×1年」を、置き換えたい文字に「20×2年」を入力

OK

範囲を選択してから
「置換」すると、
その範囲の中の文字だけを
置き換えてくれます
フィルタ データの中から
ある項目だけを抜き出して
表示することができます

抜き出したい項目の
一番上のセルを選択します

画面上の方の
ツールバー「データ」

「フィルタ」を選びます

「▼」ボタンが表示されるので、
その中の項目を選択すると
その項目だけ抜き出されます
社名 取引金額
A社  100
B社  200
A社   50

社名を選んでフィルタ

「▼」ボタンを押して
A社を選択

社名 取引金額
A社  100
A社   50

A社の取引のみ表示されます
並べ替え 大きいものから小さい順に、
小さいものから大きい順に
あいうえお順やABC順に
並べ替えることができます

並べ替えたい範囲を選択します

画面上の方のツールバー
「データ」

「並べ替え」

「最優先されるキー」に
並べ替えたいセルがある列を選択

「順序」を選択します
昇順=小から大へ「12345」
降順=大から小へ「54321」
文字と一緒に
数字も並べ替えたい場合は、
両方を囲んでから並べ替えします

文字だけ並べ替えてしまうと
データがめちゃくちゃになります

間違った場合、
すぐに「元に戻す」処理をすれば
問題ありません
列や行の幅を
自動調整
セルの位置を表す
ABC…の境の線(下図参照)
にマウスの白い十字を
持っていくと、
黒い十字のような形になります

この状態でダブルクリックすると
タテ列の幅が自動調整されます

ヨコ行の幅も同じです
→123…の境の線を選んで
ダブルクリック
幅が狭いと、
日付や数字を入力しても
「#########」
と表示されてしまいます

はっきり見えるように、
きれいに印刷できるように
自動調整してくれます
セルの位置を表すABC…の境の線
処理内容 操作方法 備考
列や行を
挿入、削除する
セルの位置を表すABC…に
マウスの白い十字を
持っていくと、
黒い矢印になります

この状態で右クリック

「挿入」または「削除」
を選びます

ヨコ行も同じです
 
列や行を
非表示にする
セルの位置を表すABC…に
マウスの白い十字を
持っていくと、
黒い矢印になります

この状態で右クリック

「非表示」を選びます

ヨコ行も同じです
再び表示したい場合は
下を参照
列や行を
再表示する
セルの位置を表すABCのうち、
B列を非表示にした場合、
AC列を選んで右クリック

「再表示」を選びます

ヨコ行も同じです
 
ウインドウ枠の固定 固定したいセルを選びます

画面上のツールバー「表示」

「ウィンドウ枠の固定」を選びます
解除も同じ手順です
シート全体を
コピーしたり
追加、削除する
エクセルは
複数のシートから
構成されています

シートは画面の下の方に
表示されています
(下図参照)

下図の丸のところに
マウスの十字をもっていきます

白い矢印に変わったら
右クリック

コピー、追加、削除を選びます
シートの名前を変更したり、
別のエクセルデータに
シート全体を移動させたり、
コピーしたりもできます
シートの表示場所
処理内容 操作方法 備考
開いているウィンドウを
全て最小化する
デスクトップ画面を
すぐに見たい場合に便利です

キーボードにある
「ウィンドウズボタン」
(下図参照)
を押しながら「M」
→最小ミニマムの「M」
キーボードによって
多少の形の違いは
ありますけれども、
ウインドウズボタンは
四角が4つ並んだマークです
キーボードにある「ウインドウズボタン」

以上がエクセルでよく使う操作です。
エクセルはこれ以外にも、多くの機能があります。
しかし経理についていえば、
上記の操作を組み合わせることで大体の処理をすばやくできます。

次に、ちょっとややこしいけれども、使えると便利な操作を説明します。

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西田恭隆(nishida  yasutaka)
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